Pare por alguns momentos na porta do seu escritório, restaurante, loja ou qualquer que seja o seu negócio. Você neste momento está olhando para um local limpo e organizado ou … bem, não exatamente? rsrs Dessa perspectiva, como esse espaço honestamente faz você se sentir? Está satisfeito ou acha que poderia fazer algo para melhorar a experiência do seu cliente e da sua equipe?

 

Limpeza e ordem no trabalho importam, não só porque são “recomendados”, mas porque é essencial para a boa qualidade do ambiente.

 

A boa notícia é que manter uma rotina de limpeza eficiente é uma atividade de baixo custo, alto impacto e fácil realização. Além disso, os benefícios são notáveis para os negócios e para os funcionários.

 

Como fazer a limpeza da maneira certa?

 

O método 5s tem origem japonesa, embora não se conheça seu criador. Esse sistema tem uma metodologia que resulta em um local de trabalho limpo, seguro e bem organizado para ajudar a reduzir o desperdício e otimizar a produtividade.

 

Ele foi projetado para ajudar a construir um ambiente de trabalho de qualidade, tanto física quanto mentalmente.

 

O método 5S foi um grande aliado do sistema “Just In Time”, também de origem japonesa (o crédito pela sua criação é da Toyota) de administração de produção que determina que tudo deve ser produzido, transportado ou comprado na hora exata. Pode ser aplicado em qualquer organização, para reduzir estoques e os custos decorrentes dele.

 

A condição de uma área de trabalho é fundamental para os funcionários e é a base das primeiras impressões dos clientes.

 

Por que usar o método 5S?

Os benefícios de colocar esse programa em prática na sua empresa são:

• Melhora na experiência do cliente
• Melhor imagem para a empresa
• Melhor fluxo de trabalho para os funcionários
• Aumento da segurança
• Redução de falhas
• Redução de custos
• Melhora da agilidade
• Ambiente mais organizado

 

O que é e o que significa 5S?

 

 

Os pilares desse método são simples de entender e implementar. Baseiam-se em 5 palavras japonesas iniciadas pela letra “S” que indicam cada passo do processo.

Seiri: Organizar e separar o que for necessário do que é desnecessário.

Seiton: Criar uma certa ordem e identificar o que for necessário para facilitar o uso do espaço ou das atividades.

Seiso: Fazer uma limpeza completa

Seiketsu: Padronizar e manter os 3 primeiros passos diariamente para que o sistema funcione.

Shitsuke:Formar o hábito de sempre seguir este passo a passo.

 

Vamos ver cada item separadamente para entendermos o que cada um significa.

 

Seiri ou Organização

Nessa etapa você vai analisar e fazer uma triagem de tudo que há no ambiente (seja ele qual for). O que for útil será utilizado e o que é desnecessário pode ser eliminado ou realocado.

 

O objetivo nessa etapa é:

• Melhorar a utilização do espaço;
• Diminuir a distração com material que não é importante ou não é utilizado no momento;
• No caso dos estoques, diminuir o tempo que é gasto procurando por itens;
• Simplificar atividades como inspeções e reposição;

 

 

Seiton ou Ordem

Criar ordem no local que você estiver otimizando. Dessa forma, tudo estará no melhor lugar para ser utilizado e realizar sua função.

O objetivo nessa etapa é:

• Permitir que o fluxo de trabalho seja harmonioso e simples.

 

Uma forma de alcançar esse nível é fazendo algumas mudanças simples, como por exemplo:

• Arrumar estações de trabalho de uma forma que ferramentas, equipamentos, utensílios fiquem próximos ao operador, em uma ordem lógica (na medida do possível). Ou ainda, pode ser organizado de uma forma que o que é mais usado fique mais próximo, ao alcance.
• Organize para que tudo (próximo ou longe) seja fácil de achar e ainda, que seja possível ser encontrado mesmo por quem não está habituado ao local. Por exemplo, utilizando etiquetas de identificação em gavetas, armários, etc.

 

Seiso ou Limpeza

Neste nível está a limpeza e inspeção da manutenção dos equipamentos e locais de trabalho/ atendimento.

O objetivo nessa etapa é:

• Evitar a deterioração dos equipamentos e instalações;
• Manter o local seguro;
• Manter as instalações limpas e confortáveis para se trabalhar;

 

Para essa etapa vale seguir algumas das dicas que já falamos por aqui, veja os posts a seguir para uma referência completa:

 

Aqui você pode ver como fazer um planejamento de limpeza

Aqui você aprende a criar um checklist para limpeza  (Download grátis de checklist pronto para restaurantes!)

Aqui você encontra dicas para a limpeza completa da sua empresa

Aqui a gente te mostra erros comuns que podem acontecer durante a limpeza, mas que você pode evitar

 

Seiketsu ou Padronização

Para que o sistema funcione continuamente, garantindo que o local esteja sempre em ordem, é importante determinar uma padronização. Nessa etapa são definidos como e com que frequência as etapas anteriores serão realizadas.

O objetivo nessa etapa é:

• Determinar os padrões pelos quais as etapas anteriores serão moldadas e avaliadas para garantir que o sistema funcione da melhor maneira, toda vez.

 

Algumas dicas para ajudar na implementação dessa etapa:

• Desenvolva uma estrutura que suporte as novas práticas como: Definir escalas com dias, horários e equipes responsáveis; criar listas de apoio e checklists, entre outros.
• Disponibilizar materiais, produtos e informações necessárias para as organizações e limpezas;
• Definir os padrões e métodos de limpeza e organização;
• Organizar treinamentos para que a equipe esteja alinhada;
• Revise e monitore a aplicação do método regularmente.

 

 

Shitsuke ou Disciplina

Se trata de manter o processo por meio da autodisciplina e, ao longo do tempo, transformá-lo em um hábito para a equipe.

 

O objetivo nessa etapa é:

• Garantir que o método sempre será seguido.

 

Ao manter uma rotina consistente por tempo suficiente, o hábito é algo que surge naturalmente. Para chegar nesse ponto é preciso persistência.

Um fator que pode ajudar é fazer auditorias regulares e reuniões para relembrar a equipe da importância do sistema 5S e ajustar detalhes que possam ser melhorados.

Para te ajudar com essa etapa fizemos uma planilha de verificação. Com ela, você pode identificar os erros e acertos para um acompanhamento contínuo do seu sistema.

Faça o download grátis da planilha do método 5S aqui: Planilha para limpeza e organização – Método 5S

 

Você tem um sistema para a limpeza e organização da sua empresa?

 

Método 5S Fonte: https://asq.org/quality-resources/lean/five-s-tutorial.

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